Leidinggevende dienst bestuurszaken

Taken en verantwoordelijkheden

Zie jij jezelf als een administratieve bruggenbouwer tussen de diensten van de Stad / OCMW en de bestuursorganen (zoals de gemeenteraad, OCMW-raad, schepencollege, …) met het oog op een kwaliteitsvolle besluitvorming? Beschik je over leidinggevende en coachende vaardigheden en zit resultaatgericht werken en voortdurend verbeteren in jouw DNA? Dan ben jij misschien het diensthoofd dat we zoeken!

De dienst bestuurszaken omvat een team algemeen secretariaat/verzekeringen, een team besluitvorming en een team patrimonium en werkt ook nauw samen met het juridische team.

Als diensthoofd Bestuurszaken is jouw takenpakket 2-delig:

1/ De collega’s van het team algemeen secretariaat en besluitvorming coach en ondersteun je inhoudelijk in hun dagdagelijkse werking.

Samen, met het team besluitvorming, sta je in voor de organisatie en opvolging van de bestuursorganen, van de opmaak van een beslissing tot met de verwerking ervan. Hierbij hou je uiteraard rekening met de voorgeschreven wetgeving, een correcte dossiervorming en het correct verwerken van de genomen beslissingen.

Je stuurt hierbij het team aan zodat een correcte, efficiënte en klantgerichte dienstverlening aangeboden wordt aan zowel de raads- en collegeleden als aan de collega’s van andere diensten.

Je bent bovendien inhoudelijk expert en je bijt je graag vast in complexere dossiers.

2/ Als eerder operationele, leidinggevende van de collega’s van het team verzekeringen en het patrimoniumpunt zorg je ervoor dat de dagelijkse zaken binnen de dienst goed afgestemd zijn en dat samenwerken geen theorie maar praktijk is. Je werkt hierbij nauw samen met de jurist en met de patrimoniummanager die instaan voor het inhoudelijke werk inzake verzekeringen en patrimonium.

Als diensthoofd volg je de voortgang op, je rapporteert, zorgt voor communicatie en houdt het overzicht. Je bewaakt en verzekert een correcte en adequate dienstverlening en je kan snel schakelen wanneer nodig.

Je bent hun klankbord en staat medewerkers bij met raad en daad in alle aspecten van hun tewerkstelling.

Je neemt initiatieven om de werking van de dienst efficiënter en effectiever te maken en faciliteert oplossingen voor niet-standaard probleemsituaties.  

Als diensthoofd Bestuurszaken maak je dus deel uit van het kloppend hart van een lokaal bestuur. Je bent op de hoogte van het reilen en zeilen van een stadsbestuur en kan de politieke besluitvorming van nabij volgen. Dit vraagt uiteraard ook een discrete en integere aanpak.

Geboden wordt

• Een aantrekkelijke verloning volgens barema A1a-A3a (zie bijlage).
• Alle relevante beroepservaring wordt meegerekend voor de bepaling van de geldelijke anciënniteit. Relevante leidinggevende ervaringen kunnen voor een maximum van 6 jaar gevalideerd worden voor de bepaling van de schaalanciënniteit.
• Overheidservaring in dezelfde schaal wordt ook integraal meegenomen voor de schaalanciënniteit.
• In het kader van plaats- en tijdsonafhankelijk werken worden de nodige IT-werkmiddelen voorzien (laptop + GSM). 
• Flexibel uurrooster volgens afspraken binnen de dienst. 
• Mogelijkheid tot telewerk. 
• Ruime opleidings- en loopbaanmogelijkheden. 
• Maaltijdcheques van € 7,5 per gewerkte dag. 
• Een uitgebreid verlofstelsel (30 tot 35 dagen afhankelijk van je leeftijd). 
• Pluspas (kortingspas). 
• Een hospitalisatieverzekering. 
• Integrale terugbetaling van woon-werkverkeer met het openbaar vervoer. 
• Mogelijkheid tot fietsleasing. 
• Een fietsvergoeding. 
• Een tweede pensioenpijler van 3%. 
• Een fijne werkomgeving, bekroond met het certificaat 'Baanbrekende Werkgever '22' en een 'Employee Engagement Award '22'. 
• Als collega #VANRSL krijg je een ruim aanbod aan activiteiten door en voor je collega's om elkaar en de organisatie beter te leren kennen, of in functie van eigen ontwikkeling op vlak van duurzaam leven, gezonde voeding, beweging en mentaal welzijn. 

Profiel kandidaat

• Je probeert het maximum uit je medewerkers te halen en bent hun steun en toeverlaat.
• Je bent resultaats- en oplossingsgericht. Een probleem is een uitdaging voor jou. Je gaat actief op zoek naar kansen en mogelijkheden in elk van de uitdagingen waarmee je geconfronteerd wordt.
• Je kan een complex dossier of project helder analyseren en een concreet gericht voorstel tot oplossing/aanpak formuleren
• Je kan op een (klant)vriendelijke manier informatie geven en bekomen en stimuleert dit eveneens bij je medewerkers.
• Je bent ook administratief sterk.
• Je stimuleert het efficiënt werken bij je medewerkers.
• Je pakt zaken zelfstandig op maar weet anderen te betrekken wanneer dit nodig is. 
• Je bent discreet en integer.
• Je kent de basis softwarepakketten zoals Word, Outlook, Excel. Kennis van besluitvormingssystemen zoals Notula is een meerwaarde.
• Je kan werken onder tijdsdruk.
• Je bent expert of wordt op korte termijn expert op het thema. Je deinst er niet voor terug om wetgeving gerelateerd aan het eigen specifieke domein te doorgronden.
• Juridische kennis / ervaring / feeling is zeker een pluspunt maar geen vereiste.
• Je hebt interesse en bij voorkeur zelfs ervaring met leidinggeven. Je bent bereid om leiderschap op te nemen binnen de verwachtingen die de organisatie stelt. De 4 leiderschapsrollen die we als organisatie vooruit schuiven kan je in de praktijk brengen. We verwachten niet dat je in elke rol excelleert maar wel dat je er bewust mee om gaat. In bijlage kan je meer lezen over de leiderschapsrollen.
• Lees meer in bijlage over de competenties die wij belangrijk vinden voor deze functie. 

Meer informatie

• Meer info over de inhoud van de functie: Tom Vanblaere, departementshoofd Bestuurszaken & Archief: tom.vanblaere@roeselare.be of 051 26 23 31.
• Meer info over procedure, loon of aanwervingsvoorwaarden: Ruben Verstraete, deskundige werving & selectie, jobs@roeselare.be of 051 26 23 25.

Synoniemen jobtitel

Openbaar bestuur, politieke besluitvorming, lokaal bestuur, juridisch vakjargon, wetgeving, jurist, bestuursorganen